Gestion Electronica De Expedientes Y Gestion De Procesos – Parte 1 De 2-winlinez

Change-Management En esta primera parte explicaremos por que es cada da ms importante la gestin electrnica de documentos. En la segunda y ltima parte damos una introduccin en la gestin de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestin electrnica de expedientes. *La importancia de la Gestin Electrnica de Documentos* La forma de trabajar ha cambiado en los ltimos aos debido, sobretodo, a la incorporacin de las tecnologas de la informacin en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de informacin y documentacin. La informacin interna y externa de la empresa es muy importante, adems de un elemento clave y estratgico de cara a la .petitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicacin de un sistema de gestin electrnica en la organizacin. La gestin electrnica de documentos (GED) ha evolucionado rpidamente desde su nacimiento. En estos primeros tiempos el GED se defina .o un sistema de tratamiento de la documentacin de una organizacin que .bina la imagen con informacin textual asociada a ella. Surge tambin, en este primer momento, la tecnologa OCR o de reconocimiento ptico de caracteres que goza de gran importancia, ya que permite, mediante la captura de los datos que los documentos en papel, convertir la informacin a formatos electrnicos capaces de ser interpretados por otros sistemas. Hoy, se entiende la gestin documental .o un proceso global, corporativo e integral de una organizacin, entendido .o un sistema de gestin integrado capaz de controlar la produccin, la circulacin, el almacenamiento y la recuperacin de cualquier tipo de informacin. La gestin electrnica de expedientes tiene un importante papel en la gestin eficaz de los procesos internos y externos de la empresa. Los documentos electrnicos y su gestin, cada da ms sofisticada, han pasado de ser una fuente de informacin esttica a considerarse .o un elemento clave y fundamental en la toma de decisiones de alto valor, un pilar bsico de cara a las ventajas .petitivas que posee. El valor actual del documento dentro de las organizaciones est determinado por las caractersticas de los actuales documentos electrnicos; pueden .binar diferentes unidades de informacin (texto, imgenes estticas, en movimiento, voz, etc.). Con el paso del tiempo su contenido puede cambiar de soporte, se puede cambiar rpidamente, son fcilmente reproducibles, admite mltiples formatos de lectura y se pueden readicionar unos documentos con otros. En la actualidad han aparecido diversos productos informticos destinados al control y gestin integral de documentos electrnicos, los sistemas o herramientas GED (Gestin Electrnica de Documentos), conocidos tambin por el trmino anglosajn de EDMS (Electronic Document Management Systems). Generalmente los productos GED son una evolucin lgica de los tradicionales sistemas de gestin documental, a los que se les han ido aadiendo ms o menos funcionalidades e integrando otras tecnologas informticas con el objetivo de dar solucin y adaptarse a las mltiples necesidades informativas y documentales de las .anizaciones. Actualmente la Gestin Electrnica de Documentos se configura a partir de mdulos clsicos de la gestin documental, aunque destinada a documentos electrnicos, siendo factores claves la recuperacin de informacin y la automatizacin de los ciclos de vida dentro de los procesos de la .anizacin. Los beneficios que aporta la implantacin de sistemas de gestin electrnica de documentos y expedientes en la empresa son, entre otros, la mejora notable de los flujos de informacin y la gestin de sta dentro de una .anizacin. Los beneficios se dividen en: -Beneficios estratgicos: afectan a la produccin de la .anizacin -Beneficios financieros: se refieren a la reduccin de costes y al aumentos de la produccin laboral -Beneficios tcnicos: relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnolgicos de la .anizacin El flujo de trabajo (workflow) de una empresa est ntimamente relacionado con el software de trabajo en grupo que posee reglas y pautas determinadas en las que se especifican las tareas y pasos que se deben llevar a cabo para lograr la realizacin de un proceso de negocio. Estos procesos generan bastante informacin, por lo que es necesario el servicio de informacin y documentacin para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestin del conocimiento. *Gestin de expedientes* La Gestin de expedientes de distinto tipo (de personal, de contratacin, expedientes laborales, jurdicos, licencias urbansticas, de gestin de suelo, expedientes de proyectos de urbanizacin etc.) no son adecuadamente gestionados hoy por hoy por el archivo fsico tradicional. La ingente cantidad de expedientes que actualmente se acumulan, deben gestionarse mediante nuevas herramientas electrnicas capaces de actuar gilmente para lograr la solucin y ejecucin de los trmites requeridos por la empresa, teniendo en cuenta las necesidades requeridas en la explotacin de expedientes. Hay diversas Soluciones para la Gestin Electrnica de expedientes y documentos en el mercado. La seleccin no siempre es fcil, suele puede afectar a procesos de negocio ya establecidas, por ello, le eleccin de una solucin que se adapte a sus necesidades es esencial. En la segunda y ltima parte damos una introduccin en la gestin de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestin electrnica de expedientes. About the Author: 相关的主题文章: